YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddesinin (b) fıkrası hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen:
a) Belediye : Kovanlık Belediyesini
b) Başkanlık : Kovanlık Belediye Başkanlığını
c) Meclis : Kovanlık Belediye Meclisini
d) Encümen : Kovanlık Belediye Encümenini
e) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü
f) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü
g) Şeflik : 1) Kararlar Şefliğini
2) Yazı İşleri Şefliğini
3) Insan Kaynakları ve Eğitim Şefliğini
h) Şef : 1) Kararlar Şefini
2) Yazı İşleri Şefini
3) Insan Kaynakları ve Eğitim Birimi Şefliğini
i) Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü Personelini
j) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
MADDE 5 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür
b) Şefler
c) Memurlar
d) İşçiler
e) Kurye
f) Diğer Personel
(2) Müdürlüğün Teşkilat Yapısı Aşağıdaki Gibidir.
a) Müdür
b) Yazı İşleri Şefliği
c) Kararlar Şefliği
(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Birim Amirinin talebi Personel Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu” ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.
(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu şefler dâhil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.
Bağlılık
MADDE 6 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48. maddesi gereğince Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.
2) Yazı İşleri Müdürlüğü, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi ile meclis ve encümen kararlarının alınmasını, insan kaynakları ve eğitimi görevlerinini mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir.
a) Meclis Toplantıları ile İlgili Görevleri
1) Belediye Meclisince alınan tüm kararlar için yasalarda gösterilen şekil ve süre içinde gerekli işlem yapılır.
2) Kovanlık Belediye Başkanının emir ve imzası ile hazırlanan meclis toplantı gündemlerini; duyuru-çağrı kâğıdı ile birlikte en az 3 gün önceden meclis üyelerine bildirilmesini sağlar. Meclisin toplantı yer ve saati ile gündemini bildiren başkanlık duyuru ve çağrısının gerekli ilanlarını yaptırır.
3) Müdürlüklerden gelen yazı ve taleplerin Meclis Başkanlığına sunulmasını sağlar.
4) Meclis salonunun toplantıya hazır olmasını sağlayarak salon içinde genel organizasyonu yapar.
5) Meclis görüşmelerine ait zabıt ve kararlarının yazımı ile gerekli olabilecek durumlar için sesli ve görüntülü cihazlar ile kaydı yapar.
6) Belediye Kanunu ve özel yasalara göre meclise sunulacak evrakın, yasadaki şekil ve koşullara uygun olarak ve saptanmış sürede sonuçlandırılması için gerekli çaba ve özen gösterilir.
7) Mecliste görüşülmesi gereken konular önce talebi yapan birim müdürünün bağlı olduğu başkan yardımcısı tarafından incelenerek Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir. İncelenen talep Belediye Başkanına iletilerek alınacak emirleri doğrultusunda meclise sunulur.
8) Meclise gönderilecek yazılar “Meclis Başkanlığı” adına yazılı Başkanlık yazısı ile Meclise sunulur.
9) Meclis çalışmaları, saptanan tutanak ve tutanak özetleri ayrı bir dosyada saklanır ve incelemeye hazır bulundurulur. Bütçede ödeneği bulunduğu taktirde kitap haline getirilir.
10) Meclis üyelerinin meclise devamlarını sağlamak üzere Meclis Başkanlığınca tutulan devam defteri (Yoklama listesi) saklanır. Meclisin her oturumundan evvel devam defteri (Yoklama listesi) Meclis Başkanına teslim edilir.
11) Meclis devam defterindeki imzalar ve Meclis Başkan Vekilliğinin, komisyonların çalışma günlerini bildiren yazı hazırlanarak huzur hakkı puantajı yapılmak üzere her ay ya da yıl sonu, Personel Müdürlüğüne gönderilir.
12) Toplantı sonrasında kayıtları deşifre eder, tutanak haline getirir ve sırasıyla arşive alır. Alınan kararları internette yayınlatır.
13) Müdürlüklerin yazışmalarında Yasa, Yönetmelik, Tüzük, Genelge, Emirler ve Kararlar açıkça belirtilerek ilgili yazılara eklenmesini sağlar.
b) Encümen Toplantıları ile İlgili Görevleri
1) Belediye Başkanı veya tayin edeceği kişi başkanlığında encümen toplantısı yapılır.
2) Encümende görüşülen evrak, yapılmış iş bölümüne göre görevli personele havale edilerek, zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birimine ulaşması sağlanır.
3) Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı olmaması asıl olup, çıkıntı, düzeltme ve çizinti varsa üzerleri mühürlenmiş ve imzalanmış olmasına titizlik gösterilir.
4) Encümen gündemi, encümen başkanının emir ve gözetimi altında raportörü tarafından hazırlanan gündem çoğaltılarak encümen üyelerine dağıtılır.
5) Encümene gelen yazılar, gündeme; geldiği yer, tarih, sayı belirtilerek açık ve öz olarak yazılır.
6) Encümende alınan kararlar gündemdeki sıralarına göre sayıları verilir ve Encümen Başkanı ile üyelere imzalattırılarak, encümen karar özetleri Encümen Karar Defterine yazılarak kaydedilir.
7) Usul ve esas yönünden eksik olan bir evrak, eksiklikler tamamlanmak üzere gerekçeli encümen kararı ile ilgili dairesine gönderilir.
8) Encümen, önceden belirtilen gün ve saatte görüşülecek konu bulunmaması veya çoğunluk sağlanamaması nedeni ile toplanamazsa bununla ilgili bir tutanak hazırlanıp, Encümen Başkanı ve bulunan üyeler tarafından imzalanır.
9) Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için karar defterindeki ilgili yere (bulunmadı) veya (izinli) deyimleri yazılır ve imzalanır.
10) Encümence alınacak prensip kararları, karar defterine prensip kararı olduğu açıkça belirtilerek aynen yazılır. Prensip kararlarının birer nüshası dosya halinde ve devamlı olarak encümende bulundurulur.
11) Toplantıdan çıkan evrakları karar haline getirir, imzaları tamamlatır, karar suretlerini ilgili Müdürlüğüne gönderir, karar asıllarını dosyalar.
c) Evraklarla İlgili Görevleri
1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar.
1) Belediyemize ilk defa memur, sözleşmeli personel ve işçi olarak atanacaklarla ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda gerekli tüm işlemleri yapmak.
2) Müdürlüklerin önerileri üzerine adaylıkta bir yılını tamamlayan başarılı memur adaylarının
asaletlerinin tasdikini, başarısız olan adayların da ilişiklerinin kesilmesi işlemlerini yapmak.
3) Memur, sözleşmeli personel ve işçilerin kurum içi ve kurumlar arası görevlendirme, nakil, emeklilik ve istifa ile ilgili işlemlerini yapmak.
4) Teşekkür, takdirname, ödül, disiplin cezalarına ilişkin işlemleri yapmak.
5) Göreve son verme, görevden uzaklaştırma işlemlerini yapmak.
6) Memur personelin derece, terfi ve kademe ilerlemelerini yapmak ve bunların kayıtlarını tutmak.
7) İntibak işlemleri yapmak.
8) Kadro defteri tutmak, Müdürlükler arası kadro nakli işlemleri yapmak.
9) Memurların kıdem ve hizmet yıllarının tespitini yapmak.
10) Memur, sözleşmeli personel ve işçilerle ilgili her türlü işlemlerin kayıtlarını tutmak.
11) Kadro değişikliği tekliflerini hazırlamak.
12) İşe yeni başlayacak memur, sözleşmeli personel ve işçilerin Sosyal Güvenlik Kurumu giriş işlemlerini yapmak.
13) Memur, sözleşmeli personel ve işçilerin görevle ilgili mahkeme konularını olarak takip etmek.
14) Memur, sözleşmeli personel ve işçilere kimlik kartı vermek.
15) Memur, sözleşmeli personel ve işçi personelin özlük dosyalarının muhafaza edilmesini sağlamak.
16) Tüm işçi personelin ekonomik ve sosyal haklarını düzenlenmesi için sendika ile işveren arasında Toplu-İş Sözleşmesi görüşmelerinde sekretarya işlerini yapmak, yasal işlemleri yürütmek.
17) Toplu İş Sözleşmesine göre disiplin kurulunu oluşturmak ve disiplin cezalarına ilişkin işlemleri yapmak.
18) Personelin belirlenen senelik izin, ücretsiz izin ve sağlık raporlarının işlenmesi ve takip edilmesini sağlamak.
19) Engelli, eski hükümlü kontenjanı boşaldığında işe alınacak işçilerin işlemlerini yapmak.
20) Emekliliği dolan memur, sözleşmeli personel ve işçi personelin talepleri üzerine emeklilik işlemlerini yürütmek, iş akdi fesih edilen ve vefat eden işçilerle ilgili gerekli işlemleri yapmak.
21) 4857 sayılı İş Kanununun ilgili maddeleri gereğince; İş Akdi feshedilen işçilerin ihbar ve Kıdem Tazminatlarının kadro müdürlükleri tarafından hazırlandıktan sonra kontrol edilerek onay alınması ve hesaplanıp ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne ve kadro müdürlüğüne bildirilmesini sağlamak.
22) İşçi personelin hakkında her ay işten ayrılan, işe giren veya değişiklik olmasa dahi İşten Ayrılma Bildirgesinin hazırlanarak İşkur Şube Müdürlüğüne bildirilmesini sağlamak.
23) Belediyemize ücretsiz ve ücretli stajyer alımı ve stajı sona erenlerin tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
24) Tüm memur, sözleşmeli personel ve işçi statüsünde görev yapan personelin eğitim ihtiyaç analizini yaparak kurs, panel, konferans ve eğitim faaliyetlerini yürütmek.
25) Hizmet içi eğitim programları hazırlamak ve programların uygulanmasını sağlamak.
26) Personelin Kurum içinde veya kurum dışında düzenlenen eğitime gönderilmesi için gerekli işlemleri yürütmek.
27) Kurum içinde görev yapan memur personelin; Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik, Zabıta Memurlarının Belediye Zabıta Yönetmeliği ve İtfaiyede çalışan İtfaiye Erlerinin İtfaiye Yönetmeliği gereğince eğitim programlarının hazırlanması iş ve işlemlerinin yürütülmesi,
Müdürlük Yetkisi
MADDE 8 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, bu Yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 9 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu Yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 10-(1) Alt birim yetkilileri/personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan alt birim yetkililerinin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
2) Personelin her türlü özlük bilgileri ve sosyal haklarını izleyerek, arşivlemek ve takip etmek.
3) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli direktifleri vermek, disiplinsizliklere ve çalışma şartlarını bozucu eylemlere müsaade etmemek, toplam kalite yönetimi ve verimlilik için çalışma şartlarını iyileştirmek ve prensipler koymak, personel için kurs ve seminerler tertip etmek.
4) Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak.
5) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek.
6) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenlemek ve birim faaliyet raporlarına eklemek.
7) Müdürlüğün yıllık bütçesini şefliklerden/personelden gelen talepler doğrultusunda hazırlayıp Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
8) Belediyenin stratejik plan ve performans programında yer alan müdürlük ile ilgili hedeflerini gerçekleştirmek, müdürlüğün birim performans ve birim faaliyet raporlarını hazırlamak.
9) İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak.
10) Müdür, görev ve çalışmaları bakımından Belediye Başkanına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
11) Birim yetkilisi ile birim personelleri görev ve çalışmaları bakımından müdürüne karşı sorumludur. Müdür tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
12) Birimlerde görevlendirilen personelin, yapacağı işle ilgili görevlerin neler olduğunun, düzenlenecek bir iç yönergeyle tek tek açıklamalı bir şekilde belirtilerek personele imza karşılığında verilmesini ve personelin bu yönergede belirtilen görevleri eksiksiz yerine getirmesini ve sürekli olarak çalışma masasında bulundurmasının sağlamak.
13) Encümen üyesi olarak görevlendirildiği taktirde encümen toplantısına katılmak.
14) Yazı İşleri Müdürlüğü yukarıda sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ile diğer mevzuatlara uygun olarak Belediye Başkanı tarafından kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.
Yazı İşleri Şefinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
Madde 11- 1) Müdürlüğün ilgili iş ve işlemlerinin tam ve zamanında yapılmasını takip eder ve müdürü bilgilendirir.
2) İşleri organize eder, personelin belirlenen ölçülerde çalışmasını ve yapılan görev bölümünün işleyişini sağlar, meydana gelen aksaklıkları müdüre bildirir.
3) Müdür tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini takip eder ve müdüre bilgi verir.
4) Bürodaki tüm iş ve işlemlerin sağlıklı yürümesinden müdüre karşı sorumludur.
5) Yapılan tüm yazışmalarda müdürün paraf ve onayını alır.
6) Büronun temizlik, düzen ve çalışma huzurunu sağlar, olumsuzlukları müdüre bildirir.
7) Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlar.
8) Kendine bağlı personelin çalışmasını düzenler; müdürün vereceği diğer görevleri yapar, görev ve hizmetin yürütülmesi ile her türlü evrakın işlenmesinde, evrakın kaybında Müdürüne karşı sorumludur.
9) Yazışma, evrak iş ve işlemlerinin düzgün, zamanında yapılmasına azami özen gösterir.
Kararlar Şefinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 12 – 1) Müdürlüğe gelen meclis evraklarının işleme konulmasını, meclis toplantısı için gündemi hazırlanması ile ilan edilmesi ve meclis üyelerine en az 3 gün öncesinde tebliğ edilmesini; toplantıda görüşülen konuların meclis toplantısı esnasında kayda alınması ve tutanak haline getirilerek toplantı sonrasında kayıtların deşifre edilmesini; meclisçe onaylanan tekliflerin karar haline getirilerek, iki karar aslının Kaymakamlığa, karar suretlerinin ilgili müdürlüklere zimmetle gönderilmesini; onaylanan zabıt ve karar asıllarının düzenli ve sırasıyla arşivlenerek, alınan kararların internette yayınlatılmasını sağlayarak bu iş işlemlerin takibini titizlikle yapar.
2) Müdürlüğe gelen encümen evraklarının işleme konulmasını, gündem hazırlanarak toplantıya gönderilmesini; toplantıdan çıkan evrakların karar haline getirilerek, imzalarının tamamlattırılmasını; karar suretlerinin ilgili müdürlüğüne gönderilmesi ile karar asıllarının dosyalanmasını sağlayarak bu iş işlemlerin takibini titizlikle yapar.
3) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdii ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.
4) Emrinde çalışmakta olan personel ile disiplin, düzen, eşitlik ve birlik, yardım atmosferinde bir çalışma ortamını sağlayarak devamını temin etmek yönünde gerekli titizlik ve hassasiyeti sağlamakla sorumludur.
Kayıt Memurlarının Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 14 – 1) Gelen ve giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt, havale, zimmet ve dosyalama işlemlerini önceliklerine göre sıraya koyup kaydını yapar ve yürütür. Demirbaşa kayıtlı eşyaları korur, yıl sonu sayımını yapar. İlgili Kanun, yönetmelik genelge ve kararları not alarak ilgili deftere işler ve incelemeye hazır bulundurur. Kayıt memuru müdürlüğün tüm yazılarını önceliklerine göre sıraya koyup, kaydederek ilgililerine ulaştırılmasını sağlar.
2) Yazı İşleri Müdürünün veya birim şefinin kendilerine tevdii ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.
3) Yasalar doğrultusunda; disiplin, düzen, eşitlik, birlik, şeffaflık, hoşgörü ve yardım severlik atmosferinde çalışmaların sürdürülmesine azami derecede uymak.
Kuryenin Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 15 – 1) Birimlerden gelip resmi kurumlara veya şahıslara giden evrakları zimmetle veya posta ile ulaştırılmasını sağlar ve Belediyeye gelmiş olup, ilgili Müdürlüklere havale edilen evrakların teslimini gerçekleştirir. Yazı İşleri Müdürü ve Şeflerinin kendilerine tevdii ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.
2) Yasalar doğrultusunda; disiplin, düzen, eşitlik, birlik, şeffaflık, hoşgörü ve yardım severlik atmosferinde çalışmaların sürdürülmesine azami derecede uymak.
Yazı İşleri Müdürlüğü Personeli Çalışma İlke ve Esasları
MADDE 16 – 1) Yazı İşleri Müdürlüğünün çalışma ilke ve esasları aşağıdaki gibidir.
a) Tüm personel Müdürlükle ilgili işlerini; göreve gidecek yerlerini, yaptıkları ve yapacakları işleri gizli tutarlar.
b) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit muamele yapılır.
c) Görevleri ile ilgili doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, ilgili kimselerin hizmet ve ikramlarını kabul edemez ve bunlarla alış verişte bulunamazlar. Bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç para da veremezler.
d) Meclis ve encümen kararları ile başkanlık yazılarını açığa vuramaz ve yetkililer dışında ve yetkililerin izni olamadan kimseye bilgi veremez.
e) Belediye Meclisi, Meclis Komisyonları ve Belediye Encümeninin mesai dışında yürüttükleri çalışmalarında bulunan personelin de fazla çalışmış oldukları kabul edilir.
f) Tüm personel mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.
g) Her türlü evrakı muhafaza ile şahsen sorumlu olan memurlar çeşitli sebepler ile vazifelerinden ayrılması halinde muhafaza altında bulunan çeşitli evrakı kendilerinden sonra gelecek memura devreder.
h) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin ahenkli olarak yürütülmesi ve alınması gereken uygun tedbirlerin görüşülerek sağlanması amacıyla Müdürlük bünyesi içinde ayda bir defa toplantı yapılabilir.
i) Kurum iş ve işlemlerinin yapılmasında, arkadaşlar arasında yardımlaşma; güven ve hoşgörü yönünde azami gayret gösterilerek sevgi ve saygıda en yüksek seviyeye ulaşılması sağlanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin Alınması
MADDE 17- 1) Müdürlük personeline verilen belgeler dosyalanır ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 18 – 1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler şefler tarafından tasarlanan ve müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 19 – 1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasal çerçeveler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği
MADDE 20 – 1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, ilgili şefler ve müdür tarafından sağlanır.
2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp müdüre iletilir.
3) Müdür, evrakları başkan adına, gereği için ilgili müdürlük ya da personele havale eder veya havale onayına gönderir.
Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 21 – 1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili, gerekli görülen yazışmalar; Üst Kurumlar için Şef, Müdür, Başkan Yardımcısının parafı ve Belediye Başkanının imzası ile ; Alt Kurumlar ve şahıslar için Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanının yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme
Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem
MADDE 22 – 1) Müdürlüğe gelen evrak, Müdür tarafından ilgili müdürlük ya da personele havale edilerek kaydı yapılır. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
2) Evraklar ilgili Müdürlük ya da personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, Kurum dışı evraklar yine zimmetle ilgili Kurum yetkililerine teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.
Arşivleme ve Dosyalama
MADDE 23- 1) Arşivleme işlemleri Arşiv hizmetleri Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır. Buna göre:
2) Arşiv Görevlileri
a) Müdürlük birimlerinin görevleri ile ilgili çalışmaları sonucunda ortaya çıkan ve bu birimlerde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir şekilde günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli süre saklanacağı yeri hazırlar.
b) Son işlem tarihi üzerinden yasal süresi geçmiş ya da yasal süresi geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, muhafazası gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim, proje, harita, fotoğraf, film ve benzeri belge ile malzemelerin imhasını sağlar, saklanması gerekenleri muhafaza eder.
c) Arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, tasnif etmek ve saklamakla yükümlüdür.
d) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın zarar vermesine karşı önlem alır.
e) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının, yangın söndürme talimatına göre sürekli çalışır durumda bulundurur.
f) Arşivin her türlü bölümünde nem ve rutubet oranlarını gösterir cihazlar koymak suretiyle nemin zarar verici oranlara ulaşmasını önler.
g) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli olması için gerekli özeni gösterir.
h) Yılda en az bir defa mikro organizmalara karşı koruyucu tedbir alarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden sorumludurlar.
3) Arşiv Memurunun Yetkileri
a) Gizli olduğu kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi gizli kalır. Bu özelliğini kaybeden malzemenin gizliliği, ilgili birimin görüşü alınarak Belediye Başkanının Onayı ile kaldırılabilir.
b) Arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebeple dışarıya verilmez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usule göre örnekler verilebilir.
c) Ayıklanacak ve imha edilecek malzemenin çeşit ve zaman ayrımını yapar ve imha etme işlemlerini takip eder.
d) Arşivde uygunluk kontrolü yapar.
YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim
Denetim, Personel ve Disiplin Hükümleri
MADDE 24 – 1) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
2) Yazı İşleri Müdürü disiplin amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.
3) Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.
4) Birim personelinin mesai saatlerine riayet etmesi ve yasal kılık kıyafetlerinden Birim Müdürü ve bağlı bulunduğu başkan yardımcısı sorumludur.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Devir Teslim İşlemleri
MADDE 25 -1) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
2) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Yönetmelikte Yapılacak Değişiklik veya İlaveler
MADDE 26- 1) Bu Yönetmelikte yapılacak değişiklik yetkisi Kağızman Belediye Meclisine aittir.
Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik
MADDE 27- 1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, varsa yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 28 – 1) İşbu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.
Yürürlük
MADDE 29 – 1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin Onayından itibaren yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 30 – 1) Bu Yönetmelik hükümlerini Kovanlık Belediye Başkanı yürütür.
